بهترین روش مدیریت کارمندان چیست؟

08 اردیبهشت 1401

قبل از کرونا معیار سنجش کارکنان توسط مدیران، حضور و غیاب بود، اما الان تغییر کرده است. بهترین روش مدیریت کارمندان را در این مقاله بخوانید.

در دوران قبل از کرونا معیار و ملاک سنجش کارکنان توسط مدیران، حضور و غیاب بود. اما این روزها با توجه به رواج دورکاری معیار سنجش کارکنان نیز تغییر کرده است و روش های مدیریت جدیدی رواج پیدا کرده است. در این مقاله می خواهیم به بهترین روش مدیریت کارمندان بپردازیم.

مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟

همواره سازمان ها سعی دارند تا بهترین روش مدیریت کارمندان را اجرا کنند تا به نتایج دلخواه خود برسند. اوبری دانیلز، روانشناس آمریکایی در اواخر دهه 1970 میلادی برای اولین بار مفهوم مدیریت عملکرد را مطرح کرد. اوبری از اولین افرادی بود که علم رفتار شناسی را با تجارت آمیخته کرد و به تحلیل و بررسی رفتار افراد در سازمان ها پرداخت. طبق نظریه اوبری، مدیریت عملکرد یعنی، سیستم مدیریت علمی متشکل از سه بخش اندازه گیری، بازخورد و همچنین تقویت مثبت می باشد. به بیان امروزی فرایند ارتباط دائم بین کارمندان و مدیر در جهت دستیابی به هدف های سازمانی را مدیریت عملکرد می گویند. در مدیریت سنتی، نگاه مدیر تماما به عملکرد گذشته کارکنان می باشد و با توجه به آن عملکرد کارکنان خود را قضاوت می کند. اما اکنون با توجه به پیشرفت تکنولوژی بازخورد مداوم کارکنان اهمیت دارد.

یعنی مدیران می توانند مسائل پیش رو را پیش بینی کرده و با توجه به عملکرد افراد، اقدامات لازم را انجام دهند.

امروزه مدیران به این نتیجه رسیده اند که برای پیشرفت و ارتقاء خروجی کار، باید روش های مدیریت خود را تغییر دهند و از بهترین روش مدیریت کارمندان استفاده کنند. در حال حاضر دیگر روش های قدیمی مدیریتی کارایی قبل را ندارند. عمل به روش های قدیمی نه تنها نتیجه جالبی در پی نخواهد داشت، بلکه در بعضی موارد موجب ضعیف شدن کارمندان نیز می شود.

سازمان ها به دنبال بهترین روش مدیریت کارمندان هستند تا علاوه بر ایجاد انگیزه، نتیجه مطلوبی را به همراه داشته باشد. در واقع مدیریت عملکرد باید به گونه ای باشد که عملکرد کارکنان را توسعه دهد و در نتیجه کارایی سازمان ها را نیز افزایش دهد. یعنی سیستمی که در سازمان ها اجرایی می شود عملکرد کارکنان را اندازه گیری می کند. مدیران نیز با پیاده کردن این سیستم باید مهارت های کارکنان خود را توسعه دهند و به آن ها در تحقق اهداف سازمان کمک کنند.

یک مطلب فوق العاده برای سازمان های موفق: هدف اصلی مدیریت ارتباط با مشتری چیست؟

در فرایند مدیریت کارکنان یک چرخه بسیار مهم شامل برنامه ریزی، هدف گذاری و ارزیابی در حال تکرار است. مدیران با توجه به اطلاعاتی که از این چرخه به دست می آورند عملکرد و رفتار کارکنان خود را ارزیابی و تحلیل می کنند تا زمینه لازم برای بهبود شرایط و عملکرد اعضا خود را فراهم سازند و در نهایت به اهداف خود و سازمان نزدیک شوند.

سازمان موفق باید فروش عالی داشته باشد: روش های فروش کالا با متد جدید، تکنیک های فروش مستقیم، روانشناسی جذب مشتری

بهترین روش مدیریت کارمندان

شما به عنوان مدیر، یکی از مهم ترین نقش های حوزه کاری خود را بر عهده دارید. پس باید با برنامه ریزی کنید و از بهترین روش مدیریت کارمندان استفاده کنید. در ادامه می خواهیم به بررسی چند روش مدیریت کارمندان بپردازیم:

روش اول: مدیریت به صورت مشارکتی

بهترین روش مدیریت کارمندان، روش مدیریت به صورت مشارکتی به شمار می رود. در این روش از کارمندان و اعضا خواسته می شود تا در تصمیم گیری ها شرکت کنند. در این شیوه از مدیریت، هرکاری که انجام خواهد گرفت با نظر جمع انجام می شود. با این کار شما کارکنان را به سوی هدفی خاص هدایت می کنید. مدیریت به صورت مشارکتی باعث خلاقیت و هم صدایی نیز می شود. در نهایت این شیوه زمانی به نتیجه میرسد که کارکنان اهداف پروژه و کسب و کار را به خوبی درک کنند. اگر کارکنان اولویت ها را به خوبی درک کنند قطعا در بلند مدت باعث شکوفا شدن ایده های خلاق افراد گروه می شود.

روش دوم: مدیریت شبکه ای

روش مدیریت شبکه ای نیز از بهترین روش مدیریت کارمندان به شمار می رود. این روش بر روی ارتباط بین گروه ها و تیم های مختلف تاکید دارد. یعنی تیم ها برای گرفتن تایید و رفع مشکل باید به یکدیگر رجوع کنند. در این روش وظیفه مدیر حفظ روابط منظم بین کارکنان می باشد تا بتوانند با یکدیگر به خوبی کار کنند. این روش برای مدیرانی مناسب است که بر روی چندین پروژه نظارت دارند، شیوه مناسبی است. اما تا وقتی مناسب است که تیم های شما کوچک باشد و زمانی که تیم ها بزرگتر شوند هماهنگی بسیار مشکل می شود. در این مواقع باید از هر تیم فردی را به عنوان سرپرست برای هماهنگی جلسات انتخاب کرد.

بازاریابی از نیازهای اصلی یک سازمان موفق است: تهیه کاملترین گزارش بازاریابی با سی آر ام ایده آل به همراه اصول مهم بازاریابی

روش سوم: مدیریت شتابده

روش مدیریت شتابده نیز بهترین روش مدیریت کارمندان است. در این روش مدیر در تعیین وظایف و سرعت انجام دادن کارها نقش دارد ولی چگونگی انجام کار ها بر عهده کارکنان می باشد. روش مدیریت شتابده زمانی استفاده می شود که زمان بسیار حائز اهمیت است و پروژه باید با سرعت بالا انجام شود. این شیوه به دلیل اینکه چالش هایی بین اعضای کارکنان ایجاد می کند محبوبیت زیادی ندارد. ولی زمانی که تیم نیازمند یک نیروی محرک است تا انگیزه ای برای اعضا گروه شود میتواند مناسب باشد.

روش چهارم: مدیریت تحکمی

این شیوه مدیریتی بهترین روش مدیریت کارمندان نمی باشد. در واقع همان مدیریت سنتی است. مدیریت تحکمی کاملا برعکس نوع مدرن و امروزی می باشد. در این روش همه چیز تقریبا به کارکنان گفته می شود و آن ها باید عینا انجام دهند. یعنی شما به عنوان یک مدیر به کارکنان خود دستور می دهید که کار را با چه روشی و در چه زمانی انجام دهند. کارکنان بدون اینکه نظری بدهند باید طبق دستور، عمل کنند. البته این روش ممکن است در بعضی مواقع ضروری باشد اما در دراز مدت مناسب نمی باشد. مدیران لایق وقتی می خواهند این روش را انجام دهند ابتدا برای اعضا خود دلیل انجام این کار را توضیح می دهند. مدیریت تحکمی زمانی مناسب است که گروه دچار بحران شده است و آینده کارکنان در خطر است. در این مواقع این روش می تواند بهترین روش مدیریت کارمندان باشد.

مدل های مدیریت عملکرد کارمندان

برای رسیدن به بهترین روش مدیریت کارمندان باید برنامه ریزی و مدل های مدیریت ویژه ای اتخاذ کرد. بررسی و ارزیابی عملکرد کارکنان این امکان را به سازمان ها می دهد تا بتوانند به نقاط ضعف و قوت کارکنان خود پی ببرند. مدیران با درک نقاط ضعف کارکنان خود می توانند در جهت بهبود شرایط اعضا برنامه ریزی کنند و در نهایت به هدف های سازمان نزدیک شوند. تقریبا بیشتر مدل های مدیریت عملکرد کارکنان، بر اساس هدف ها و برنامه های سازمان مربوط طراحی می شوند. در نهایت هر مدل به دنبال این است که با برنامه ریزی سبب ارتقاء و بهبود عملکرد کارکنان شود. در ادامه با چند مدل ارزیابی آشنا می شویم:

روش اول: مدیریت بر مبنای اهداف (MBO)

مدیریت بر مبنای اهداف بهترین روش مدیریت کارمندان می باشد. در این روش ارزیابی، مدیران و کارکنان با یکدیگر اهداف را مشخص می کنند. پس از مشخص شدن این اهداف، مدیران و کارمندان در مورد پیشرفت کار با یکدیگر گفت و گو می کنند تا بتوانند احتمال رسیدن به اهداف مجموعه را بررسی کنند. این روش را به این دلیل انجام می دهند که اهداف سازمان ها با کارکنان هماهنگ شود. در نتیجه با یکدیگر برای رسیدن به این اهداف تلاش کنند. در این روش کارمندان و اعضا پس از دوره های سه ماهه، شش ماهه یا سالانه ارزیابی می شوند و با توجه به نتایج کاری آنها مورد قضاوت قرار می گیرند. موفقیت اعضا سبب افزایش حقوق و ارتقاء می شود. همچنین شکست اعضا سبب انتقال به جاهای دیگر یا آموزش بیشتر می شود.

خلاقیت در سازمان های همیشه پیشرو لازم و ضروریست: خلاقیت در مدیریت کسب و کار، پرورش خلاقیت در سازمان ها و ادارات

روش دوم: بازخورد 360 درجه

این روش نیز از بهترین روش مدیریت کارمندان است. در این روش چند بعدی، کارکنان و اعضا با استفاده از بازخورد ها و گزارش های مستقیم مدیران، مشتریان و غیره ارزیابی می شوند. در این روش صلاحیت هر فرد مشخص می شود زیرا نظرات شخصی از ارزیابی عملکرد اعضا حذف می شود. بازخورد 360 درجه پنج جز دارد که در ادامه می خواهیم با آنها آشنا می شویم:

خود ارزیابی:

در این روش این امکان برای کارکنان وجود دارد تا بتوانند نقاط ضعف و قوت خود را ببینند. تا در جهت رسیدن به اهداف سازمان ها تلاش کنند. اما اگر به صورت اصولی اجرا نشود سخت گیری کمتری در آن اتفاق می افتد و نتیجه مطلوب نخواهد بود.

ارزیابی‌های مدیریتی:

این روش ارزیابی بهترین روش مدیریت کارمندان می باشد که توسط مدیران انجام می شود. با توجه به این ارزیابی مدیران، کارمندان خود را رتبه بندی می کنند و بر اساس آن پاداش هایی را برای اعضا خود در نظر می گیرند.

ارزیابی‌ها هم‌ردیفان:

در این روش کارمندان و اعضا برای هم ردیفان خود نظرات و دیدگاه هایی را اتخاذ می کنند. این روش می تواند به همکاری بیشتر بین اعضا کمک کند. اما دوستی ها و دشمنی ها بین هم ردیفان ممکن است نتایج پایانی ارزیابی کارکنان را تغییر دهد.

ارزیابی افراد زیر دست توسط مدیر:

این روش بسیار مهم و حائز اهمیت است و باید با دقت فراوانی انجام شود. زیرا اعضایی که این گزارش ها را دریافت می کنند می خواهند از دید مدیر کاملا منحصر به فرد به نظر بیایند.

بررسی‌ مشتری:

در این روش با توجه به دیدگاه مشتری نسبت به کارمندانی که با آنها در ارتباط بوده است مورد ارزیابی قرار می گیرند.

روش سوم: کانون ارزیابی

این روش در سال 1930 توسط آلمان ها معرفی شد. اما امروزه به دلیل کاربردی شدن تغییراتی را در آن به وجود آوردند. روش کانون ارزیابی به اعضا این امکان را می دهد که تصویر واضحی از این داشته باشند که دیگران چگونه آن ها را مشاهده می کنند. یکی از فواید استفاده از این روش این است که علاوه بر اینکه عملکرد موجود کارکنان را ارزیابی می کنند، می توانند عملکرد آینده را نیز بررسی و پیش بینی کنند. از دیگر مزایای این روش می توان به افزایش دانش افراد و همچنین بهبود بهره وری اعضا اشاره کرد. از اصلی ترین مشکلات این روش هزینه بالا و مدت زمان بالا برای اجرای این روش می باشد که مدیریت این روش را مشکل می کند.

روش چهارم: ارزیابی روان‌شناختی

این روش بهترین روش مدیریت کارمندان به شمار می رود. در این روش به جای اینکه عملکرد گذشته اعضا را بررسی کنند، به بررسی و تحلیل عملکرد آینده کارکنان می پردازند. در این تحلیل و ارزیابی، چند جزء از جمله توانایی های شناختی، مهارت های درون فردی، ویژگی های عقلانی، ویژگی های شخصیتی، هوش عاطفی و غیره در عملکرد کارکنان مورد استفاده قرار می گیرد. این روش سرعت بسیار کندی دارد و کیفیت ارزیابی به روانشناسان بستگی دارد که این مراحل را انجام می دهند.

اصول مدیریت ارتباط با کارکنان:

یکی از مهم ترین اصول مدیریت ارتباط با کارکنان، آشنایی و شناخت رفتار سازمانی آن گروه می باشد. مدیران با تجربه معمولا سعی می کنند کارکنان و زیردستان خود را به عنوان خانواده دوم خود بپذیرند. همین امر باعث میشود که کارکنان نیز احساس راحتی کنند و محیط کار برای آنها صرفا محل کسب و کار و گذراندن زمان نباشد. این کار باعث می شود که اعضا با علاقه بیشتری به انجام کار خود بپردازند. همچنین پیشرفت کار را پیشرفت خود می بینند که در دراز مدت راندمان کار بالا رود و نتایج خوبی برای سازمان به عمل میاورد.

برای محبوب بودن مدیر بین کارکنان لازم نیست کار پیچیده ای انجام دهد. همین که هفته ای یک وعده غذا را با کارکنان میل کند یا به روند کار، مشکلات مالی و شخصی کارکنان خود توجه کند، حس خوب و فوق العاده ای به افراد شاغل در مجموعه خود برای ادامه کار داده است. همین روش بهترین روش مدیریت کارمندان به شمار می رود.

در واقع از جمله معیار هایی که برای محبوب بودن در محیط کار می توان در نظر گرفت، این است که کارکنان به راحتی بتوانند مشکلات و گلایه های خود را با مدیر مطرح کنند. به عبارت دیگر اگر متوجه شدید که کارکنان و اعضای تیم شما حرف های ناگفته زیادی دارند، بدانید که از مسیر درست مدیریتی دور شده اید. این وضعیت قطعا در دراز مدت مشکلات فراوانی را ایجاد می کند پس بهتر است ارتباط خود را با کارکنان تغییر دهید.

نرم افزار مدیریت وظایف و عملکرد و ارزیابی کارکنان:

با توجه به پیشرفت تکنولوژی ارزیابی عملکرد کارکنان یک امر حیاتی و مهم به حساب می اید. برای رسیدن به بهترین روش مدیریت کارمندان، سازمان ها و شرکت ها باید از کیفیت فعالیت خود با خبر شوند و سازمان خود را مدیریت و ارزیابی کند.یک سازمان هرچقدر هم که فعالیت های خوب و متعددی انجام دهد اما در آخر هزینه های مصرفی و دیگر موارد را مورد بررسی قرار ندهد انگار همه کار هایی که کرده بیهوده است.با توجه به اینکه امروزه تکنولوژی و فناوری بسیار پیشرفت کرده است برای بررسی و ارزیابی کارکرد سازمان ها نیازمند نرم افزاری مناسب و دقیق می باشیم.

در ادامه می خواهیم به بررسی نرم افزار CRM بپردازیم.

نرم افزار CRM چیست؟

این نرم افزار به سازمان ها کمک می کند تا با استفاده از داده هایی که به این نرم افزار می دهیم هوش سازمان را در قبال فرایند بازاریابی، فروش و خدمات افزایش دهد. در واقع CRM ابزاری است که بین بخش های مختلف سازمان از جمله فروش، خدمات و بازاریابی و غیره یکپارچگی ایجاد می کند. همچنین بین تیم های مختلف در سازمان ها هماهنگی ایجاد می کند. کاربر در هر زمانی که بخواهد می تواند دسترسی کامل و مستقیم به مشتریان خود داشته باشد. نرم افزار CRM مانند یک بانک اطلاعاتی عمل می کند و تمام اطلاعات مربوط به مشتری از جمله لیست معاملات، قرارداد ها و یادداشت ها را در یک واحد یکپارچه جمع آوری می کند.

اهداف استفاده از نرم افزار CRM چیست؟

بهترین روش مدیریت کارمندان و مشتریان استفاده از این نرم افزار می باشد. این نرم افزار باعث تعامل با مشتریان می شود. استفاده از این نرم افزار علاوه بر اینکه باعث سودآوری می شود به حفظ مشتریان موجود نیز کمک می کند. با استفاده از این نرم افزار می توان با کمترین هزینه به مدیریت مشتریان پرداخت که معمولا در قالب استفاده از شبکه های اجتماعی و ایمیل می باشد. از این طریق می توان یک دید کلی نسبت به وضعیت تجاری، نرخ تبدیل مشتری به فروش های موفق، مدیریت کانالهای بازاریابی و وضعیت فروش های در حال انجام داشت. معمولا اجرای نرم افزار CRM به دو صورت انجام می شود که در ادامه به آن می پردازیم:

روش اول:

به صورت نصب در محل شرکت است. در این روش نرم افزار در داخل سرور سازمان یا شرکت مسقر است و توسط تیم آی تی مدیریت می شود.

روش دوم:

به صورت تکنولوژی پردازش ابری است. یعنی در این روش نرم افزار توسط یک تامین کننده میزبانی می شود. در این روش کاربر به صورت آنلاین از نرم افزار استفاده می کند. استفاده از این روش از روش قبلی بهتر است زیرا دردسر و هزینه کمتری دارد. همچنین امنیت در این روش بالاتر است. زمانی که از روش پردازش ابری استفاده می کنیم دیگر نیاز نیست هزینه هایی نظیر سرور، نصب، نگهداری، لایسنس و غیره را بپردازیم. بلکه تنها هزینه اشتراک را پرداخت می کنیم و به راحتی استفاده می کنیم.در آخر می توان گفت استفاده از این نرم افزار نیز می تواند بهترین روش مدیریت کارمندان و مشتری ها باشد.